【説明がヘタは時間の無駄】一歩引いて、物事を捉えてみたほうがいいんじゃない?




どうも、頑張らないことをモットーに過ごす、たくみ(@takumi_blog_)です。

最近もいつもと変わらず、頑張らなくても楽しく過ごせるよう日々工夫しながら、過ごしています。

『頑張らない暮らし』と話すと、怠けた生活をイメージされる人が多いです。ですが、実際はそんなことはありません。逆説的になりますが、頑張らない生活をするためには、むしろ頑張る必要もあります。ただこの頑張りが、後々に自分を楽にしてくれるので、結局は頑張らない生活の軸になっています。

先程、東洋経済オンラインの『説明がヘタな人が知らない話の組み立てのコツ』という記事を読みました。

この記事では説明するときの方法論の1つ『結論ファースト』での説明は、目的とシチュエーションを考慮しないと説明は失敗になる、というようなことがまとめられていました。

最近の出来事から『説明をする』ということに対しての個人的な見解と、説明をうまくするための準備の仕方を最後にまとめてみました。

説明しても相手に伝わらなければ、ただの時間の無駄

先日、職場でカンファレンスがありました。

患者さんの現状の情報から退院時の目標、そして検討したい議題の説明までだいたい10分で話してくれた部下のTくん。

この説明以外にも患者さんに関する情報をA4の用紙で3枚分。

情報量は膨大だったけど、残念ながら全然患者さんのことが頭に入ってこない。

決して不真面目でなくむしろ真面目なTくんの説明がなぜこうなってしまうのか。

というのも、いつどんな話をしても話は長いのにどこか要点がつかめない。

このカンファレンスにあがった患者さんのことは少し認識していたのでなんとなく状況はつかめたものの、おそらく検討したい議題はカンファレンスで大々的に話すようなものでもなく、少し看護師さんとかと話せば解決する内容でもあった。

司会者が他にも問題点はあるのでは?と機転を利かせて、話題転換をしてくれて議論は活発にでき、問題点は別にあるよね…と気がつけたから、このカンファレンスの収穫はあった?のか。

それにしてもどうしてTくんが話してくれた10分間の説明はほとんど必要がないカンファレンスだった。

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少し厳しいかもしれませんが、いくら説明に時間をかけても相手に何も伝わらなければ、その説明した時間は無駄だと思います。

冒頭の記事のように目的やシチュエーションを共有、つまり前提条件や知識の共有は必要です。

個人的には、上記の要素に加えて説明がヘタな人は物事の全体を見る視点が欠けていることが問題では?思っています。

説明がヘタな人にはこんな共通点があると思うんです。

  • 目の前にしたことを順番に話して、出てきた問題を解決して進んでいく。
  • そしてそれを誰かに前から順番に話していく。

それじゃあもちろん説明は長くなるし、要点がつかめない説明になるのは当然。

結果的に聞き手が情報を整理するなりして、物事の本質を探っていくしかありません。

これじゃあ仕事をすすめる上でも無駄しかないと思うんですよね。

 

もちろん物事は経時的に変化していくので、その経過を追うことは必要です。

ただそれをそのまま誰かに説明するのではなくて、一度一歩引いて俯瞰して状況を整理して把握しないと。

整理するときも頭の中で考えるだけじゃなくて、紙に書き出してみたり、PCにまとめてみたり、一度頭の中から外に出して目で見ることが大切だと思います。(ちなみに最近僕はペンとノートで書き出しています。)




まとめ

ということで、本記事は以上になります。

いくら情報を集めても、いくらその情報を時間をかけて相手に説明しても、その相手が理解できなければ、その説明は失敗です。

誰でもそうだと思うんですが、何回も同じことを聞いたり説明したりするのって本当にしんどいですよね。

特に目上の人への説明とか、センシティブな内容の説明とか、取引先の人への説明とか。

そんなときは、一度頭の中からちゃんと情報を棚卸しをして、

  • 問題点の整理と取捨選択
  • 伝えたいことの優先順位の決定
  • 説明したあとにどうなりたいか?(ゴールやビジョン)

などを整理して、説明されるといいかもです。

冒頭の『結論ファースト』も方法論に過ぎませんので、囚われ過ぎも要注意かと。




僕のブログでは『頑張らない生き方』をモットーに、『明日の自分が少しでも楽になれるノウハウや日々の気づき』を発信しています。

 

気になる方は人気記事のリンクを張っていますのでよろしければそちらにも遊びに来てください。

 

最後までご覧いただきありがとうございました。

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